São quase 100 milhões de processos da Justiça brasileira. Milhares de petições por dia são elaboradas por advogados juniores, revisadas por seniores, ajustadas por sócios, montadas por estagiários e protocoladas por paralegais.
Milhares de contratos são assinados diariamente. Ao baixar um app, ao vender um produto no marketplace, ao usar um patinete ou o GPS do carro; para ouvir música e comprar comida. Para alugar uma casa e fazer um TED no internet banking.
Contratos, contratos e mais contratos. Petições, petições e mais petições.
E erros de digitação, prazos perdidos, documentos que serviriam como prova não juntados. Rever se o nome do envolvido está certo, se o endereço da empresa é aquele do banco de dados da Receita Federal, se o contrato está assinado por duas testemunhas, se a guia do recurso foi paga e anexada…
Rotina burocrática, redundante e na maior parte das vezes improdutiva. Tempo e dinheiro desperdiçados.
Sem falar da gestão pós-elaboração: a petição está no sistema? o prazo foi conferido e baixado como cumprido? as custas foram imputadas para reembolso do cliente? o contrato está rubricado pelas partes? o prazo da notificação para rescisão foi cumprido? o SLA foi atingido? O relatório está atualizado?
Esta é a atual realidade de muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. Produzimos documentos jurídicos em massa para um consumo em massa.
Por quê, então, não automatizar parte desta linha de montagem?
O mundo jurídico vive agora o que a indústria automobilística viveu há mais de 100 anos. Henry Ford foi disruptivo ao estabelecer, a partir de 1914, um conjunto de mudanças nos processos de trabalho para a montagem de carros.
Baseado em inovações técnicas e organizacionais que se articulavam, Ford popularizou o automóvel ao torná-lo tão mais barato que todos poderiam comprá-lo.
Na sua linha de montagem havia enorme ganho de produtividade porque ele conseguiu semi automatizar o processo a ponto de que cada funcionário fosse responsável por um item da esteira de produção do veículo. E muita das vezes os funcionários não precisavam ser altamente qualificados para exercer seu papel.
Ao processo de massificação dos automóveis se deu o nome de “fordismo”.
Resultado: carro barato chegando mais rápido ao consumidor.
Se o processo de elaboração de uma petição-modelo ou de um contrato-padrão tem um ciclo de vida repetitivo, geralmente partindo de uma estrutura já validada pelo escritório ou departamento jurídico (tese, formatação, ordem de revisão, protocolo e anotação no ERP), manter um time todo de advogados e estagiários intervindo exaustiva e manualmente no ciclo de produção é imputar um custo desnecessário ao produto final.
Fora o tempo gasto.
Quanto custaria um contrato se fossemos cobrar do cliente as horas efetivamente gastas pelo time jurídico desde a criação até a assinatura das partes? Seria financeiramente inviável.
Glosar horas gastas nesta linha de produção só para tornar o valor financeiramente “aceitável” pelo cliente é esconder uma operação muitas vezes deficitária: nada adianta vender um contrato por R$ 3 mil reais e ter gasto R$ 4 mil em horas de advogados para produzi-lo.
Receita (3.000,00) – custo (4.000,00) = prejuízo (-1.000,00).
Se, ao invés, utilizássemos um robozinho de automação para executar de forma programada parte desta rotina?
Existem ferramentas que permitem estruturar um contrato ou uma petição em poucos minutos. E mais: integrado com assinatura eletrônica das partes e acompanhamento por indicadores de gestão.
A partir de um modelo de documento jurídico pré-estabelecido (ex: uma apelação ou um contrato de locação comercial) é possível preencher apenas as informações que forem consideradas mutáveis.
Como numa entrevista, cada resposta vai sendo usada para formatar o documento final. E não necessariamente esta resposta precisa ser dada por advogados.
Se já houve validação da estrutura do documento feita por advogados (ex: hipóteses de rescisão, cláusula de confidencialidade, no caso de contratos ou, para petições, jurisprudências, tópico de condenação em honorários, pedidos, etc.), o preenchimento de dados cadastrais ou de questões comerciais como tempo de duração e forma de pagamento, poderia ser facilmente cumprida por profissionais de outras áreas, como a comercial, suprimentos ou mesmo por assistentes jurídicos.
E ao final do preenchimento um email é enviado aos destinatários para, num clique, assinar eletronicamente o documento. Com um email programado de retorno ao gestor jurídico, por exemplo, o contrato ou a petição está automaticamente arquivada na nuvem com os KPI´s eleitos para, num dashboard, viabilizar a gestão do ciclo de vida.
De horas para poucos minutos. Com redundância de profissionais da área do direito tecnicamente qualificados – e caros – para integração da linha de montagem com profissionais de outras áreas sem qualificação jurídica.
O fordismo do século XX na advocacia 4.0 vai ajudar escritórios e departamentos jurídicos em suas tarefas repetitivas de dia-a-dia, gerando ganho em produtividade, economia de tempo e, por consequência, melhor alocação dos recursos para gestão do negócio.
Por Marcos Martins, pós-graduado pela GVLaw, professor de cursos de pós-graduação e sócio do escritório Pallotta, Martins e Advogados.